Las empresas con un gran número de personas y varios niveles jerárquicos suelen tener dificultades para gestionar la comunicación empresarial con eficacia. Por ello, debe existir una comunicación eficaz y continua entre los superiores y los trabajadores de una organización, entre las organizaciones y la sociedad en general.
¿Qué es la comunicación empresarial?
La comunicación empresarial es el proceso de compartir información entre los trabajadores dentro y fuera de una empresa.
La comunicación empresarial eficaz es la forma en que los trabajadores y la dirección interactúan entre sí para alcanzar los objetivos de la organización y estar más alineados con los valores fundamentales de la empresa. Su principal objetivo es mejorar las prácticas organizativas, eliminar los silos, mantener a los empleados informados y reducir los errores.
La comunicación empresarial es esencial para el éxito y el crecimiento de toda organización. A diferencia de las comunicaciones cotidianas, la comunicación empresarial siempre está orientada a los objetivos.
Sin embargo, los datos muestran que el 60% de los profesionales de la comunicación interna no miden ni tienen una estrategia para las comunicaciones internas.
Para que una empresa funcione con éxito, todas las normas, los valores fundamentales de la empresa, los reglamentos y las políticas tienen que ser comunicados a las personas dentro y fuera de la organización.
¿Cuáles son los diferentes tipos de comunicación empresarial?
Existen 4 tipos principales de comunicación empresarial.
Comunicación interna ascendente
La comunicación interna ascendente de la empresa es la que se dirige de un trabajador a un directivo. Todo líder debe permitir que la información fluya hacia arriba para tener una verdadera comprensión de las operaciones de la empresa.
Las comunicaciones internas ascendentes suelen incluir encuestas, comentarios, formularios e informes que los empleados entregan a sus directivos o jefes de equipo.
Por ejemplo, un informe de marketing puede incluir estadísticas como el total de visitantes del sitio web, la participación en las redes sociales o el total de clientes potenciales generados.
Comunicación interna descendente
La comunicación interna descendente fluye de un superior a uno o varios trabajadores. Este tipo de comunicación puede adoptar la forma de una carta, un memorando o una directiva verbal.
Al comunicarse con los trabajadores, los responsables deben mantener una comunicación profesional y clara.
Comunicación lateral interna
La comunicación lateral interna de la empresa se produce entre los trabajadores en el lugar de trabajo. Hoy en día, hay muchas maneras diferentes de que los trabajadores se comuniquen: chats, mensajería, correo electrónico…
Este tipo de comunicación puede darse dentro de los departamentos o entre ellos, y se produce con más regularidad que otros tipos de comunicación empresarial. Además, la comunicación frecuente entre los empleados juega un papel crucial en el compromiso de los trabajadores y la productividad.
Comunicación externa
La comunicación empresarial externa es cualquier comunicación que se produce con partes externas como clientes, clientes potenciales, proveedores o socios.
A diferencia de todos los tipos de comunicación empresarial interna, las comunicaciones externas se producen con menos regularidad.
11 razones por las que la comunicación empresarial eficaz es tan potente
He aquí las 11 razones principales por las que las comunicaciones empresariales son tan importantes para el éxito de toda empresa:
1️⃣ Mejora el compromiso de los empleados
Este estudio de Ragan sobre el compromiso de los trabajadores muestra que la comunicación del liderazgo es el principal factor de comunicación interna que se correlaciona estadísticamente con el grado de compromiso de los empleados. Los equipos de comunicación interna desempeñan un papel importante a la hora de apoyar, entrenar y recordar a los responsables la importancia de la comunicación.
2️⃣ Elimina la sobrecarga de correo electrónico
En las empresas, el correo electrónico se utiliza para todo, desde solicitudes de información, comunicaciones y comentarios de los empleados, informes de estado, asignación de tareas, comunicaciones con clientes y proveedores, invitaciones a reuniones, distribución de documentos, avisos de RRHH sobre diversas actividades del equipo, beneficios, etc.
Según Radicati, el trabajador medio de una empresa dedica el 25% de su jornada laboral a diversas tareas relacionadas con el correo electrónico.
Sin embargo, sólo una pequeña fracción de los correos electrónicos que llegan a nuestra bandeja de entrada merece nuestra atención inmediata. Filtramos los correos importantes por el remitente o el asunto. Además, muchos de los correos electrónicos que recibimos no son relevantes para nosotros.
Las comunicaciones empresariales internas que utilizan herramientas modernas para la participación y la comunicación de los empleados han eliminado este problema de sobrecarga de correos electrónicos.
3️⃣ Elimina los silos de comunicación
El exceso de contenido irrelevante suele dar lugar a silos de información. Esto significa que la información que es realmente importante para un trabajador puede perderse fácilmente.
Una correcta comunicación interna de la empresa y el uso de las herramientas de comunicación adecuadas son cruciales para eliminar este problema.
4️⃣ Aumenta la productividad de los trabajadores
4 de cada 5 trabajadores creen que las comunicaciones empresariales internas eficaces ayudan a su rendimiento laboral.
Con la sobrecarga de información, suelen dedicar demasiada información a buscar el contenido que necesitan para hacer su trabajo.
Además, un trabajador medio dedica 2,5 horas a buscar la información que necesita. Mensualmente, esto hace que se pierda toda una semana para encontrar algo que debería estar al alcance de todos.
5️⃣ Mejora las comunicaciones interdepartamentales
Sin una estrategia de comunicación adecuada, es muy difícil mantener una comunicación interdepartamental eficaz en las empresas.
Para que los empleados sean más productivos, necesitan comunicarse y colaborar fácilmente.
6️⃣ Mejora la comunicación con los trabajadores remotos
Los equipos remotos son el futuro del trabajo. El Global Mobile Workforce Forecast Update ha calculado que más del 40% de la población activa mundial será móvil en 2022. Además, en países como Estados Unidos, las cifras podrían alcanzar pronto el 75%.
Esto significa que es necesario un nuevo tipo de comunicaciones y enfoque de gestión. La coordinación entre zonas horarias, los silos de información y la superación de las barreras lingüísticas y culturales son sólo algunos de los retos de comunicación a los que se enfrentan los equipos remotos. Además, la distancia suele dificultar que los miembros del equipo se sientan como tal.
Una mejor comunicación interna de la empresa puede tener un impacto positivo significativo en la forma en que los equipos remotos colaboran y se sienten unidos.
7️⃣Reduce la rotación de personal
Las empresas con trabajadores más comprometidos y satisfechos disfrutan de tasas de rotación mucho más bajas. Para atraer y mantener a los Millennials y a las generaciones más jóvenes en el lugar de trabajo, los empresarios tienen que asegurarse de mantener a sus trabajadores informados sobre lo que es relevante para sus trabajos.
En el otro lado, demasiada información irrelevante a menudo conduce al estrés, a la desvinculación, a la frustración y, con ello, a una menor retención.
8️⃣ Mejora los esfuerzos de intercambio de conocimientos
Uno de los principales objetivos que las empresas intentan alcanzar invirtiendo en comunicaciones internas es mejorar las mejores prácticas de intercambio de conocimientos.
En un mundo en el que los trabajadores están en constante crecimiento y aprendiendo cosas nuevas, los empresarios necesitan facilitar el intercambio de conocimientos dentro de sus organizaciones.
Sin una estrategia de comunicación empresarial interna bien definida, el intercambio de conocimientos y el conocimiento de la organización se resienten.
9️⃣ Aumenta el apoyo de los trabajadores
Cuando los empresarios saben cómo comunicarse con sus trabajadores de forma eficaz, tienen mucho más éxito a la hora de convertirlos en embajadores de la marca.
Ser embajador de marca no es tan difícil de conseguir como muchas empresas creen. De hecho, a los trabajadores satisfechos les encantaría contribuir a los programas employer branding.
Hay 4 formas principales en las que el embajador de marca y la defensa de los trabajadores pueden ayudar a las operaciones de una empresa:
- Aumentar el conocimiento de la marca
- Mejorar la marca del empleador y atraer candidatos de alta calidad
- Impulsar los esfuerzos de marketing
- Aumentar las ventas
🔟Mejora la satisfacción y la retención de los clientes
Una mejor comunicación empresarial también significa una mejor satisfacción del cliente. Si la comunicación dentro de una organización es deficiente, ocurren dos cosas en lo que respecta al servicio y la satisfacción del cliente.
En primer lugar, los trabajadores que desempeñan funciones de cara al cliente no tendrán la información que necesitan. En segundo lugar, los clientes percibirán la baja moral de los trabajadores y tendrán una experiencia negativa.
De hecho, un estudio reveló que la actitud de los trabajadores tiene un impacto significativo en la satisfacción de los clientes, lo que a su vez se traduce en un aumento de los ingresos.
1️⃣1️⃣ Construye una mejor cultura empresarial
Por último, una estrategia de comunicación empresarial adecuada es crucial para construir una mejor cultura de empresa y un mejor ambiente de trabajo.
Las empresas que se comunican de forma transparente y abierta tienen un ambiente de trabajo mucho más saludable, así como la motivación y la satisfacción de los trabajadores.
Por otro lado, las organizaciones que descuidan las comunicaciones empresariales como medio para mejorar la cultura del lugar de trabajo, sufren un bajo compromiso, altos índices de rotación y bajos índices de satisfacción de los trabajadores y los clientes.
En Nambaruan podemos ayudarte a crear la estrategia de comunicación que necesitas. ¿Hablamos?
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