Cómo mejorar tu productividad cerrando canales de comunicación

Vivimos unos tiempos de hiperconexión donde sentimos una necesidad terrible de estar plena y totalmente conectados, recibir información por muchas apps y tener que cumplir unos objetivos auto impuestos. Todas estas aplicaciones y necesidades no son reales, al menos para mí, y te crean un estado de ansiedad y estrés totalmente innecesarios.

Te voy a contar que acciones he llevado a cabo para poder concentrarme mejor en el trabajo, ser más productivo y reducir la ansiedad.

Configura los modos de concentración

Los modos de concentración de iOS son, a mi entender, la evolución del modo “No molestar”. Han aparecido en la versión iOS 15 y iPadOS 15 y te permiten, para empezar, elegir en qué momentos vas a recibir llamadas (y de qué personas), alertas y notificaciones. Además te va a permitir informar de manera automática de que en ese momento no estás disponible.

Visita Ajustes > Concentración para poder ver todas las opciones disponibles y activarlos. Ojo, puedes configurarlos a tu gusto para seleccionar a las personas que pueden hacerte llamadas o las aplicaciones que pueden enviarte una notificación. Yo tengo un modo de concentración Trabajo donde solo se pueden poner en contacto conmigo mis compañeros de trabajo y mi familia, las notificaciones están igualmente limitadas a Google Calendar, LinkedIn, Telegram y WhatsApp. Las notificaciones importantes sí las tengo activadas para recibir todas las notificaciones marcadas como importantes.

Seguro que te echas las manos a la cabeza al ver que tengo las notificaciones de WhatsApp permitidas pero ten en cuenta que tengo todos los grupos silenciados así que solo miro la aplicación unas pocas veces al día. Por otro lado no quiero recibir las notificaciones de Mail. El mail solo lo miro en dos o tres ocasiones a lo largo de una jornada, nada que sea urgente (realmente urgente) va a llegar por mail.

Experimenta con los modos de concentración porque te dan muchísima libertad para escoger cuánta información quieres recibir en momentos determinados y sobre todo, de quien. Yo incluso tengo uno definido cuando juego a rol 🙂

Tienes más información de los modos de concentración en su página de Apple. En Android tienes la app Bienestar digital.

En la imagen se muestra un correo electrónico que se abre. Una campana hace el efecto de la notificación que nos llega. - Mejora tu productividad cerrando canales de comunicación

Silencia todos los grupos y canales de apps de mensajería

Mientras trabajes silencia todos los grupos y canales de las aplicaciones de mensajería excepto las de trabajo. Dentro de las del trabajo, deberías meditar sobre cuáles silenciar o no en función de tu necesidad de concentración o de las tareas que tengas que completar.

Seguro que estás en grupos de familiares, amigos y compañeros de trabajo en los que se escriben centenares de mensajes y se comparten memes, vídeos e imágenes. Imagina todo ese ruido, las notificaciones permanentes en tu móvil. Un estudio hecho por Kaspersky Lab en las Universidades de Würzburg y Nottingham Trent mostró que somos un 26% más productivos en el trabajo sin nuestros smartphones. Los participantes realizaron los test bajo cuatro circunstancias diferentes: el móvil en el bolsillo, sobre el escritorio, guardado en una taquilla y fuera de la habitación. Los resultados mostraron que la productividad aumentaba a medida que se añadía la distancia entre los participantes en el experimento y sus smartphones.

Este estudio va de la mano de un trabajo anterior de Kaspersky Labs sobre la “Amnesia Digital en el trabajo” donde se mostraba que los smartphones podían tener un impacto negativo en la concentración. Tomar notas en el móvil durante una reunión, por ejemplo, baja el nivel de atención sobre lo que está ocurriendo en la misma.

Selecciona qué pestañas tendrás abiertas en tu navegador

Siempre abro las mismas pestañas cuando inicio una sesión en Chrome: correo, Redbooth (si quieres saber más de este gestor de proyectos échale un ojo a «Como ser más eficiente con Redbooth«) y Factorial. Una de las primeras tareas que hago es revisar el correo, leer los diferentes newsletters, responder a los mensajes más importantes y después cerrarlo. Lo vuelvo a abrir un par de veces más durante el día pero nada más. Por supuesto, tengo desconectadas todas las notificaciones de escritorio y portátil.

Cuando revises las tareas que tienes que realizar durante el día, selecciona qué pestañas del navegador debes tener abiertas y cierra el resto. No solo ganarás en tiempo saltando de una a otra sino que reducirás las distracciones al mínimo. Esto es válido para los programas y aplicaciones: si no es necesario que estén abiertas, ciérralas, y reduce el ruido al mínimo.

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No revises continuamente el correo electrónico

Cada trabajador sufre interrupciones cada 10 minutos de media (lo que ronda unas 50 interrupciones al día). Comprobar habitualmente el correo electrónico es una de esas interrupciones más habituales. En el estudio sobre lugar de trabajo realizado por Tom Jackson, Ray Dawson y Darren Wilson, descubrieron que los participantes de este estudio empleaban 104 segundos de media para reaccionar a una nueva notificación por correo (con un 70% de los participantes reaccionando en menos de 6 segundos y un 85% reaccionando en menos de dos minutos). Por otro lado tenemos que los usuarios tardaban 64 segundos en recuperarse después de la interrupción de un correo y volver a concentrarse en su tarea anterior.

Si tenemos configurado nuestro cliente de correo para que consulte los mails cada 5 minutos tenemos que, entre un correo y otro perdemos, como poco, 1 minuto más o menos. Siendo así perdemos 96 minutos de nuestra jornada laboral de 8 horas. Multiplica esto por un mes y por año y nos daremos cuenta de que perdemos 22176 minutos (96x21x11) al año. Ni más ni menos que la escalofriante cifra de 46 jornadas de trabajo (22176/60/8), prácticamente 2 meses de cada año lo pasamos pensando “¿Por dónde iba yo?”.

Cambiar la tasa de refresco de nuestro cliente de correo de 5 minutos a 45 minutos nos haría pasar de 96 minutos perdidos al día a 11 minutos aproximadamente. Esto llevado al cómputo del año nos dejaría que “solo” perderíamos algo más de 5 jornadas de trabajo al año.

En «Nada que Perder #3 – Gana tiempo cambiando la tasa de refresco de tu correo electrónico» te cuento cómo lo hago para hacer que tu iPhone solo revise tu correo 1 vez/hora. Ese será el momento en el que deberás consultar tu correo electrónico.

Conclusiones

Esto, como puedes imaginar, son las acciones que me han funcionado a mi después de mucho ensayo/error. Prueba las tuyas, céntrate en esos dos ladrones de tiempo que son el teléfono y el mail y disfruta de una productividad y concentración mucho, mucho mejores.

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